최근 직장 생활에서 가장 크게 바뀐 점을 꼽으라면 단연 오피스타 도입 이후 회의 문화 개선입니다. 작년 3월 우리 팀은 주간 회의에 월평균 16시간을 투자했는데, 이 시간의 40%가 결론 없는 토론이나 자료 준비 미흡으로 낭비되고 있었죠. 동료 한 명이 슬랙 채널에 ‘화상회의 플랫폼 업계 점유율 1위 제품’이라는 통계 자료를 공유한 게 계기가 되었어요. 실제로 시장조사기관 스태티스타에 따르면 AI 기반 회의 관리 솔루션 사용 기업의 73%가 6개월 내 업무 효율성 25% 이상 개선 효과를 봤다고 합니다.
첫 달 테스트 기간에 놀라운 변화가 시작됐습니다. 화면 공유 기능으로 PPT 전환 시간이 회의당 평균 7분에서 1분 30초로 단축되었고, 음성 인식 기술이 실시간 회의록을 생성하면서 사후 문서작업 시간이 80% 감소했어요. 특히 프로젝트 관리 모듈에서 제공하는 Gantt 차트 자동 업데이트 기능은 담당자별로 주 3시간씩 절약시켰죠. 삼성 SDS 사례처럼 대기업에서는 회의실 예약 시스템과 연동해 공간 사용 효율을 35% 높인 사례도 있었지만, 우리 중소기업에 맞춘 커스터마이징 옵션이 더 효과적이었습니다.
실제로 지난 분기 결산 때 인사팀이 공개한 데이터가 흥미로웠어요. 전사 회의 시간이 전년 동기 대비 28% 감소했음에도 KPI 달성률은 15% 상승했더라고요. 영업팀의 경우 고객 미팅 준비시간이 50% 줄어들면서 주간 방문 고객 수를 8건에서 12건으로 늘렸습니다. 개발팀은 스프린트 회의 때 버전 관리 시스템과의 실시간 연동으로 코드 리뷰 오류를 42% 감소시켰다는 내부 보고서도 있었죠.
“과연 모든 직원이 기술 적응을 잘 할까?”라는 우려도 있었습니다. 55세 이상 직원 12명을 대상으로 한 온보딩 프로그램 결과가 해답이 됐는데, 2주 교육 후 시스템 활용도가 89%에 달했어요. LG CNS에서 개발한 맞춤형 튜토리얼이 초보자도 15분 내 기본 기능 습득 가능하게 설계된 점이 크게 작용했습니다. 모바일 앱 인터페이스가 네이버 밴드보다 직관적이라는 사용자 평가도 94%나 되더라고요.
최근에는 협업 기능 업데이트로 더 많은 성과가 나오고 있습니다. 지난주에 진행한 크로스펑셔널 회의에서 실시간 투표 기능으로 23명의 의사결정 시간을 40분에서 12분으로 단축시켰어요. 마케팅 팀장은 “예산 배분 논의 때 재무팀과의 데이터 실시간 공유가 숨은 효율 요소”라고 평가했죠. SK텔레콤 사례에서처럼 IoT 장비와 연동해 회의실 조명/온도 자동 제어 기능도 에너지 비용 18% 절감 효과를 보았습니다.
물론 아직 개선점도 있습니다. 4K 화질 영상회의 시 대역폭 문제로 3% 정도의 연결 불안정 사례가 발생하기도 했어요. 하지만 클라우드 서버 확장 이후로는 600명이 동시 접속한 사내 설명회에서도 지연 현상 없이 진행되었습니다. 이제는 외부 파트너사와의 회의에서도 시스템 호환성 문제가 거의 발생하지 않아요. 카카오의 오픈 API 플랫폼과 연계해 87개 협력사와 원활한 자료 공유가 가능해졌으니까요.
회의 문화 개선이 가져온 부수적 효과도 눈에 띕니다. 직원 설문조사에서 업무 스트레스 지수가 19% 감소했고, 특히 신입사원 91%가 “회의 진행 방식이 체계적”이라고 답변했어요. 하반기에는 인공지능 회의 분석 기능을 도입할 예정인데, 이메일로 받은 데모 영상에 따르면 발언 패턴 분석을 통해 협업 역량 진단까지 가능하다고 하네요. 점점 더 스마트해지는 업무 환경이 기대됩니다.
